2014 동문가족한마음축제 후원기수인 66회 동기회 여러분!
재경총동창회 사무총장 최양경(56회) 입니다.

지난 4월 4일 한마음축제의 성공적인 개최를 위하여

주관56회, 후원66회 집행부가 모임을 가졌습니다만

4월 15일에는 주관기수인 56회 동기가 모여 전체적인 행사 준비 및 점검을 했습니다.
아래에 그 자료를 공유하오니 66회 에서도 참고하여 적극적인 후원을 부탁합니다.

***************************************************************************

 

지난 4/15(화) 정모 시 공유했던

한마음축제 준비 관련 업무 가이드라인과 준비 프로세스 자료입니다.

참조하셔서

성공적인 행사가 될 수 있도록 같이 노력해 주시길 바랍니다.

[행사준비팀별 준비 프로세스]

<접수대총괄팀>
1. 접수대 Layout : 우측(56회 텐트방면)으로부터 좌측(본부석방면)으로 배열
   ① 권승구팀장, ②∼⑤ 방명록&명찰 작성 4인(정상기, 김리노, 안재훈, 한상열), ⑥ 세트지급(하용한)
   - 접수대에는 각 팀별 기수 구분 안내도를 개별적으로 확인할 수 있도록 테이블마다 부착
2. 방명록 :
   - 황팀(정상기), 녹팀(김리노), 홍팀(안재훈), 청팀(한상열)
   - 방명록 4권 : 4개 팀별 기수 구분 색인표 부착
   - 사전에 세로로 칸을 구분하여 상단 성명 기재, 하단에 참석자 수 기재
   - 각 팀별 방명록 담당자는 사전에 별도의 A4용지에 팀별 기수별 참석현황표 양식을 만들어
     지속적으로 팀별 기수별 참석현황표 양식에 침석인원수 누적 정리(正)
   - 10:50 : 권승구팀장에게 팀별 기수별 최종 참석현황표 제출 (최종참석인원 Count 후)
   - 11:00 이후 참석자 : 30분 단위로 추가 누적인원을 파악하여 권승구팀장에게 제출
3. 권승구팀장 :
   - 10:50 : 주류&안주배분팀의 후원기수담당자(4개 팀별 각 담당자)가 접수대에 찾아오면
     각 팀별 기수별 참석현황표를 전달
   - 11:00 이후 참석자 : 30분단위로 주류&안주배분팀 후원기수담당자에게 통보
   - 찬조금 봉투 전달 및 접수, 텐트위치 안내 등을 담당함
4. 물품 세트 지급 :
   - 하용한 담당
   - 팜플렛, 행운권, 식수, 물휴지, 기념품 등 쇼핑백에 사전 세팅
   - 기념품(1가족 1개 지급 원칙, 참석동문 限) 박스 상단에 스티커 가능한 한 사전 부착

      (당일 07:00-09:00 : 접수대총괄팀 전체 지원)

<주류&안주류배분팀>
1. 김영환 : 공정성과 융통성을 발휘하여 총괄관리 및 배분 준비
   - 10:50∼11:10 : 각 팀별 후원기수는 팀별 기수별 참석현황표를 접수대로부터 받아 김영환에게 할당량 확보
2. 황팀(정희목+후원기수 1), 녹팀(전태환+후원기수 1), 홍팀(변영섭+후원기수 1), 청팀(이용학+후원기수 1)
   - 11:10∼11:30 : 각 팀별 기수별 배분
   - 11:00 이후 참석자 : 각 팀별 후원기수가 접수대에 30분 단위로 확인하여 추가 배분
3. 본부석, 상설이벤트 : 후원기수 1명이 인원수 사전 확인 후 별도 배분 (11:10∼11:30)
4. 접수대 식음료 배분은 56회에서 제공
5. 주차관리담당, 진행요원 등 : 후원기수 1명이 인원수 사전 확인 후 별도 배분 (11:10∼11:30)
6. 카트 5개 : 이벤트사에 사전 확인 바람 (최양경사무총장)
   - 각 팀(4개)별 식음료 배분 및 본부석&상설이벤트(1개) 배분
   - 아침 기념품 이동 시 활용, 오후 청소 시 활용
7. 안주류 : 메뉴 및 공급처 섭외중 (당일 오전 10:00까지 배송 예정)

<중식배식팀>
1. 대면배식지원 필요인력 : 배식구 2개 Lines 
    - 인재개발원 식당측 : 2명 (각 Line별 국 배분)
    - 주관기수 Wife : 4명 (Line #1 : 밥 1, 반찬 6개 각 2개씩 배분)
    - 후원기수 Wife : 4명 (Line #2 : 밥 1, 반찬 6개 각 2개씩 배분)
2. 12:15∼12:30 : 사전 준비
   12:30∼12:45, 13:00∼13:15 : 대면배식
   13:15∼ 식사 (주관,후원기수 식사 시 동반 식사)
3. 준비물 : 앞치마 8개, 머리 행커치프(Option), 비닐장갑(1박스)

<기타 준비물 확인 및 실행>
1. 06:30 가능한 일부인력(최양경, 최광석 등 5명 : 카트 5개 확보 바람) 사전 도착하여 가장 먼저
   기념품(12개×46Box＝550개) 이동(5개 카트가 각각 2∼3회 왕복) : 식당→접수대 뒤 기념품 적재
2. 07:00∼09:00 준비물 확인책임자(p.9) 당일 확인, 각 담당업무(pp.6-8)별 사전 Setting (후원기수 동반)
3. 후원기수의 각 담당별 업무분장은 66회 회장이 사전 확정, 07:00 주관/후원 담당자 Matching 예정
4. 주류 및 비품 등은 5/17(토) 양재동 하나로클럽에서 일괄 구매하여 당일 아침 7:30까지 배송 예정
5. 나머지 선물, 찬조품 확보는 동창회사무국에서 추진중

※ 나머지 행사준비팀 업무는 자료 내 내용 참조